Pomodoros ökar din effektivitet

Människor som får mycket gjort är oftast lugna. De har kontroll. De som stressar runt med åtta bollar i luften, är däremot inte särskilt produktiva. De har inte samma kontroll. De tappar bollar och ser inte var de sätter fötterna.

Att stressa och att syssla med multitasking är det mest ineffektiva du kan göra. De stressade kanske uppfattas som produktiva, men man ska inte förväxla aktivitet med produktivitet. Att vara produktiv handlar om att få saker gjorda i rätt ordning. Ett bra sätt att komma igång med det är pomodoros.

Pomodoros jobbar med tiden

Pomodoro betyder tomat på italienska. Det är en agil metod skapad av italienaren Francesco Cirillo. Det fungerar både för individer och för team. Det enda du behöver är penna, papper och en timer (Cirillo använde en äggklocka som såg ut som en tomat - därav namnet på metoden). Men det fungerar lika bra med en app.

Syftet med pomodoro är att jobba med tiden, inte mot tiden. Du gör det som är  mest värdefullt först, och när du är klar är du ledig. Det som är bråttom är sällan värdefullt, men om det är det så gör du det. Du jobbar med en sak. Fokus. Så här fungerar det:

• Skriv ner en kort lista över de uppgifter du vill jobba med. Det viktigaste ligger överst.

• Ta den första uppgiften, sätt timern på 25 minuter. Starta.

• Under de 25 minuterna fokuserar du på din uppgift. Inget annat. Om du blir distraherad, skriv ner det. Distraktioner är naturliga. Ta hand om dem efteråt. Kanske de ska bli uppgifter i kommande pomodoros.

• När timern ringer avslutar du jobbet omedelbart och sätter ett kryss bredvid uppgiften. Stanna mitt i uppgiften. Gör inte klart först. Undvik "Jag ska bara"-fällan.

• Ta en paus på 5 minuter. Rensa huvudet. Låt blicken glida iväg. Hämta kaffe. Diska.

• Sedan fortsätter du där du slutade. Om du blir klar innan klockan ringer så använd tiden till förfining av uppgiften.

• Var 3-4:e pomodoro tar du en längre paus på mellan 15 och 30 minuter.

• Du kan börja med 2 pomodoros på sammanlagt en timme (25 min jobb + 5 min paus + 25 min jobb + 5 min paus) och öka tills du hittar din rytm, exempelvis 6-8 pomodoros på förmiddagen och 2-4 på eftermiddagen.

• Använd delar eller hela den första pomodoren till planering och förberedelse av dagen och den sista för återblick och förberedelse för nästa dag.

Reflektion

Genom att skriva ner allt du gör bygger du upp ett arkiv som du kan analysera för att se hur väl pomodoro fungerar för dig. Genom reflektion och återblick skaffar du dig insikt.

Om du gör 40 pomodoro i veckan arbetar du fokuserat i 1000 min och tar paus i 350 min. Det är 16,7 timmar fokuserat jobb på en vecka och 5,8 timmar paus. Pomodoros lär dig att fokusera, men lär dig också värdet av planering, vila och återblick.

Pomodoro är en teknik för att samla ditt fokus. Du bryter ner det du vill göra i tydliga uppgifter. Sedan skriver du upp dem och uppskattar antalet pomodoro som du tror krävs för varje uppgift. Är uppgiften större än 8 pomodoro bör den brytas ner.

Bild: Comfreak / Pixabay

Du kanske tror det tar 7 pomodoro att skriva en artikel, men det blir 5. Då har du lärt dig något. Nästa gång gissar du 5 pomodoro. Tar det längre tid lär du dig skillnaden.

Metoden uppmuntrar till eftertanke och förbättring. Om du är skribent lär du dig kanske att det tar omkring 8 pomodoros för dig att skriva en artikel, som programmerare att det tar 3 pomodoros att rätta en bugg, som student att du läser 15 sidor per pomodoro. Du tar kontrollen. Du lär känna din kapacitet. Små segrar i form av överstrukna uppgifter ger dig en puff med dopamin. Det är en signal om att du är på rätt väg.

Paus

De återkommande pauserna motverkar sittsjuka. Du kan gå, stretcha, hämta kaffe, titta ut genom fönstret och låta tankarna omgruppera sig. Under den längre pausen kan du fika eller ta en promenad. Under tiden tar tankarna nya vägar. När du kommer tillbaka till uppgiften ser du plötsligt en annan, smartare lösning.

Om du upplever för många distraktioner under en pomodoro är det en uppmaning till en längre paus. Du kanske ska fundera på vad det är du vill. Det du gör är inte tillräckligt värdefullt för dig. Distraktioner är ett tecken på att du gör fel saker. Din hjärna söker efter andra vägar. Stanna upp och ta ett allvarligt samtal med dig själv.

Pomodoroklockan är en trigger. Den startar din vana. När du genomför de 25 minuterna lär du dig att inte ge upp. Du fokuserar på processen, inte på målet eller produkten.

Genom att boka fokustid i kalendern ser andra att jag är upptagen.

Jag startar min arbetsdag med inbokad fokustid mellan 07:30-09:00. Då gör jag 3 pomodoros. Sedan avslutar jag arbetsdagen med en pomodoro för att rensa, städa och göra ordning för nästa dag. Det blir 20 pomodoros på en vecka. Det är då jag får saker gjorda, resten av dagen går till kommunikation och administration. 

På helgerna och efter jobbet gör jag också några pomodoros. Jag läser studier, skriver utkast, förfinar blogginlägg, artiklar och krönikor. Det här blogginlägget tog två pomodoros att skriva och en att publicera.